In letzter Zeit fällt uns immer mehr auf, dass die Kunden Briefings völlig weglassen. Durch die neue Art des Arbeitens denkt man, einfach per Video Call Kommentare rüber zu werfen und Datenmengen zu zeigen, würde reichen. Dem ist absolut nicht so! Erst letzte Woche hatte ich wieder ein Projekt, bei dem ich in eine völlig falsche Richtung lief, die der Kunde so offenbar nicht wollte. Er hatte es versäumt, mir ein Briefing zu senden und einfach nur in 10 Minuten am Telefon erzählt, was ich denn machen soll. So richtig Ahnung hätte er ja auch nicht, meinte er. Ergebnis war, dass ich viele Tage Arbeit verschwendet habe und nur noch einmal von neuem beginnen musste. Das ist für beide Seiten frustrierend, auftragnehmer- und auftraggeberseitig. Ich musste noch mal neu ran und war frustriert. Die erste Version musste ebenso vergütet werden, so dass der Kunde doppelt zahlen musste. Um, das zu vermeiden, möchten wir euch hier einige Tipps für ein erfolgreiches Briefing geben.

Erhält man dann das Kunden Briefing, zahlt sich auch ein Re-Briefing aus. In diesem geht es darum, die Bedürfnisse des Kunden so zu priorisieren und zu strukturieren, dass das Briefing das Beste aus dem beauftragten Freelancer bzw. dem Team heraus holt. Das schriftliche Briefing sollte auch noch einmal persönlich besprochen werden. Dabei können mögliche Fragen geklärt werden und nachvollzogen werden, welche Ziele die Arbeit haben soll.

Aufbau und Gliederung eines Briefings

Zu allererst sei gesagt: Jedes Briefing muss schriftlich formuliert sein. Enthalten sein müssen zunächst konkrete Vorgaben mit den klassischen Fragen was, wann, wo und wie. Außerdem müssen Verantwortlichkeiten geklärt werden: wer, wann, wo und wie? Der Aufbau sollte eine klare Gliederung mit einzelnen Punkten sowie klare Deadlines umfassen. Das schriftliche Briefing ist kurz und klar, verwendet Bulletpoints anstelle von Absätzen und ist max. 2 A4-Seiten lang. Sinnvoll ist es zunächst, den Hintergrund der Aufgabe nieder zu schreiben bzw. den Kontext der Aufgabenstellung. Hierin ist enthalten, warum der Kunde das Projekt denn braucht. Eventuell gibt es hier einen neuen Mitbewerber auf dem Markt, der zu einer neuen Kampagne herausfordert oder eine App muss neu überdacht werden. Hier sollten 1-2 Absätze ausreichen. Daran anschließend folgt die Aufgabe bzw. die Aufgabenstellung. Dies ist die Kurzbeschreibung des Projekts, die die Frage beantwortet, was genau getan werden muss. Dies sollte in einer Zeile beantwortet werden können. Nun folgen die Ziele. Darin können konkrete geschäftliche oder nutzerorientierte Ziele enthalten sein, die im Rahmen des Auftrags realisiert werden müssen. Soll der Umsatz gesteigert werden? Soll dem Nutzer der Zugriff auf seine Konten erleichtert werden? Die Punkte müssen konkret formuliert und nachvollziehbar einzuschätzen sein. Welche Unternehmensziele soll die Leistung erfüllen? Es folgt die Strategie. Hier wird die zentrale Aussage oder Markenbotschaft (Leitidee) strukturiert, die vermittelt werden soll. Besonders wichtig ist das für Werbekampagnen oder Brandings.

Nun schließt sich der Lieferumfang an. Enthalten sind darin konkrete Auflistungen der Leistungen. Eine prägnante Liste mit Bulletpoints definiert hier genau, was produziert werden muss. Wie viele Versionen des Konzepts müssen beispielsweise präsentiert werden? Welche Anzeigengrößen etc. werden benötigt?

Deadlines setzen

Danach folgen die Deadlines. Das Briefing sollte nicht nur den Abschlusstermin, sondern auch die verschiedenen Meilensteine des Projekts terminieren. Erste Kundenpräsentationen, Abschlusspräsentation der überarbeiteten Entwürfe, (falls nötig) ein Schulterblick und endgültige Fassungen und Produktionstermine fließen hier ein. Konkret sind interne und externe Deadlines wichtig. Den Abschluss bilden die Ressourcen. Diese ordnen und enthalten Links zu Dokumenten. Definieren Sie genau, zu welchem Zweck Sie diese jeweils einsetzen. Markieren Sie, was unbedingt gelesen werden muss und was optional ist. Nicht zielführend ist es, im Briefing eine Liste von Links und Dokumenten zu bekommen und sich zu fragen, was man damit machen soll. Gern können hier auch Beispiele eingefügt werden, die den Standpunkt verdeutlichen. Bitte auch immer eine eindeutige Erklärung hinzufügen, warum diese Beispiele gewählt wurden.
Selbstverständlich kann ein Kunde nicht immer sagen, wie sein Projekt aussehen soll. Dafür kann es einen Termin zum Austausch geben, in dem der Kunde Abbildungen und Gegenstände an der Wand entfernt, tauscht und kommentiert und erklärt, warum er bestimmte Dinge dort gelassen hat und andere nicht („Diese Farben fühlen sich an wie wir, sie sind so modern“). So kann der Kunde sein Bauchgefühl, wie sein Projekt aussehen soll, zum Ausdruck bringen, wenn er es sprachlich nicht übermitteln kann.
Man sieht deutlich, es sind so einige essentielle Dinge in einem Briefing enthalten, ohne die der Auftragnehmer nicht in die gewünschte Richtung gehen kann. So können Unstimmigkeiten entstehen, die eindeutig vermieden werden können. Wir sagen ganz klar an dieser Stelle: No Brief? No Work.

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